Criando uma estrutura de divisão de trabalho com o Microsoft Project

Criando um assassino Work Breakdown Structure com o Microsoft Project

A Estrutura Analítica do Projeto (EAP) é uma decomposição hierárquica dos objetivos do projeto para entrega orientados tarefas que são executadas pela equipe do projeto para realizar os objetivos gerais do projeto. A WBS forma a espinha dorsal de todas as atividades de planejamento do projeto. A WBS divide o alcance do trabalho do projeto em pacotes de trabalho menores, administráveis ​​por manter um melhor controle das atividades do projeto. Como você se move a partir dos níveis mais altos da EAP para os níveis mais baixos, a definição das obras do projeto fica mais detalhada com os níveis superiores representando as principais fases do projeto. É imperativo lembrar que a EAP representa 100% de todo o trabalho definido no escopo do projeto. Qualquer coisa que não está incluído na EAP é considerado fora do escopo do projeto.

Usos da WBS

A WBS aborda os seguintes requisitos do projeto:

· Definição do escopo do projeto em termos de prestações e componentes

· Proporcionar o quadro em que o status do projeto e relatórios de progresso são baseados

· Facilitar a comunicação sobre o escopo do projeto, cronograma, risco, desempenho etc custo, com as partes interessadas durante todo o ciclo de vida do projeto

· Fornecer insumos para outros processos de gestão de projetos como estimativa, programação, etc avaliação de risco

Ao criar a WBS, é importante garantir que o formato WBS é padronizado em um portfólio completo de projetos. Isto irá assegurar que os dados a partir de um projecto específico pode ser facilmente recuperado e compreendendo um repositório de dados de projecto pode ser formada para futura referência ao longo de um período de tempo.

Componentes da Estrutura de Divisão de Trabalho

Os componentes essenciais de uma WBS são detalhados a seguir:

Níveis · WBS: Todo o trabalho a ser feito no projeto é classificado em níveis hierárquicos com os níveis superiores retratando as principais entregas do projeto e os níveis mais baixos que retratam as atividades de nível granular necessárias para ser executada para alcançar o resultado final. O número e complexidade dos níveis de WBS é dependente do tamanho e da natureza do projecto.

· Dicionário da EAP: O dicionário da EAP é uma parte importante da EAP e detalha ainda mais as atividades de cada elemento da EAP. Ele fornece informações detalhadas sobre o trabalho a ser feito, atividades e metas, estimativas de custos, recursos necessários e as informações de contrato para cada elemento da EAP. O objetivo básico do dicionário da EAP é remover qualquer ambiguidade sobre o escopo do trabalho.

· Os números de código WBS: O número de código WBS é um identificador único para cada elemento da EAP e deve ser tal que pode ser facilmente expandido para acomodar todas as futuras revisões da EAP.

· Formato de representação visual: Uma WBS pode ser representada de várias formas, dependendo da facilidade de uso para a equipe do projeto e da organização. Formatos típicos para representar uma estrutura WBS são:

Esboço o ver: Neste formato, a EAP é descrito usando diferentes níveis de recuo, com um número de acompanhamento código WBS para cada elemento.

o Tabular ver: Neste formato, a estrutura hierárquica da EAP é representada com a ajuda das colunas de uma tabela.

o vista da estrutura em árvore: Neste formato, o EAP é descrito usando uma estrutura de árvore, com cada elemento filho ligado ao elemento pai através de uma linha. O pai mostra um nível mais elevado que é decomposto em elemento filho.

· Elemento WBS: Cada componente da EAP e seus atributos incluem um elemento PEP.

· Pacote de Trabalho: O mais baixo nível de componente da EAP para cada ramo da EAP é conhecido como o pacote de trabalho. O pacote de trabalho inclui também as atividades do cronograma e marcos a serem realizadas para completar o pacote de trabalho entregue. Um dos principais problemas que enfrentam os gerentes de projeto ao criar uma WBS é decidir sobre o tamanho correto para um pacote de trabalho. Um pacote de trabalho que é muito grande implicaria perder o controle sobre as atividades. Da mesma forma, se o pacote de trabalho é muito pequeno, que iria consumir muito esforço na gestão. A regra de 8/80 geralmente seguido por gestores de projecto, que se propaga o tamanho do pacote de trabalho não deve ser inferior a 1 hora e não é maior do que 80 horas.

Criando uma WBS no MS Project utilizando a Metodologia Top-down

Uma WBS pode ser criado por meio de um número de ferramentas e metodologias. Uma das metodologias comumente utilizadas para a criação de uma WBS é a metodologia top-down. Os passos seguidos na abordagem de cima para baixo estão listados abaixo:

1. Identificar o objetivo final do projeto. Isto envolve uma análise detalhada do documento de escopo do projeto. No MS Project, digite o nome do objectivo final no campo Nome da Tarefa.

2. Avaliar os resultados finais que precisam ser criados para atingir os objectivos identificados na etapa 1. Insira a lista de resultados finais no campo Nome da Tarefa. Travessão todas as sub-entregas usando a tecla de seta para a frente em MS Project. Agora, você vai ter a entrega final com os resultados em sub-MS Project.

3. Decompor os resultados finais em atividades e continuar este exercício até um nível for atingido (pacote de trabalho) onde você pode controlar e monitorar as tarefas individuais. Você deve ter cuidado para garantir que cada pacote de trabalho contém apenas uma entrega. Em MS Project, para cada sub-deliverable, digite a lista de atividades. Repita esse processo até alcançar o nível de pacote de trabalho. Certifique-se de que você mantenha recuo de cada nível. Recuo cria relações entre as entregas e seu componente sub-produtos. Projeto de MS cria automaticamente os códigos WBS no campo Número de Contorno, com base na estrutura geral de cada tarefa / atividade. Estes números hierárquicos mudar quando você mover a tarefa para um nível diferente ou localização.

4. Re-avaliar o WBS inteiro depois de uma sessão completa de brainstorming com a equipe do projeto e os principais interessados. O objetivo deve ser o de conseguir um consenso sobre a viabilidade do sucesso do exercício de planejamento do projeto, que por sua vez irá garantir o sucesso de seu projeto.

O método top-down para criar a EAP é tipicamente usado quando o gerente do projeto ea equipe do projeto tem experiência inadequada na criação da WBS ou os requisitos do projeto não são completamente compreendidos. Este método permite que o gerente de projeto ea equipe para elaborar progressivamente na EAP, após várias reuniões e sessões de brainstorming.

Integração da EAP no cronograma do projeto

A WBS forma a espinha dorsal de uma série de atividades de gerenciamento de projetos. Ele fornece um valioso contributo para a estimativa de custo, programação e avaliação do andamento do projeto.

Para integrar a EAP no cronograma do projeto utilizando MS Project, você precisa adicionar mais informações ao recuado árvore-estrutura da EAP que você já criou. A informação mais importante que você precisa adicionar inclui:

· Duração: O tempo total necessário para concluir cada tarefa precisa ser especificado na EAP.

· Dependências de tarefas: A relação entre as tarefas é especificado. Você pode estabelecer a dependência por meio da análise de diagrama de rede feito na fase de agendamento.

· Restrições: Você precisa especificar as restrições ou limitações (se houver) para cada tarefa. As restrições também são estabelecidas na fase de análise programação.

· A data de início da tarefa ea data de término da tarefa: Quando você especifica a duração de cada tarefa, MS Project calcula automaticamente a tarefa de Início e Fim Datas.

Nomes · Recursos: Você pode especificar os recursos clicando no botão Atribuir Recursos.

Enquanto integrar a EAP no plano do projeto, é imperativo para adicionar o dicionário da EAP. O dicionário da EAP ajuda na integração de processos de gerenciamento de projetos com o escopo do projeto e serve como uma ferramenta útil para clarificar os requisitos do projeto exatas em termos de escopo de trabalho, custo, etc marcos

Uma WBS bem definido pode ser um fator importante que contribui para garantir o sucesso de seu projeto. Ele serve como o fator chave da integração entre os diferentes processos do gerenciamento de projetos e é considerado a pedra fundamental para o projeto....