Dica PowerPoint - Proteja um arquivo de PowerPoint a partir de modificações

Muitas pessoas precisam para proteger os arquivos do PowerPoint de alterações. Há muitas razões para isso:

* Para enviar apresentações para revisão somente (mas não editar)
* Para manter a propriedade do conteúdo criativo
* Por razões legais (por exemplo, se o conteúdo foi aprovado pela assessoria jurídica e financeira e não pode ser alterado)
* Para fornecer apresentações para os outros para entregar, mas não modificar

Você pode escolher entre uma série de técnicas, dependendo da sua situação. Às vezes, você precisa manter a animação, por exemplo, outras vezes, você só precisa de slides estáticos. Aqui estão alguns métodos que você pode usar.

A. Converter para imagens

Se você não tem animação, você pode converter toda a apresentação de imagens, de modo que cada slide contém uma imagem do slide original. Naturalmente, as pessoas ainda podem remover slides ou imagens, mas este método é fácil e muitas vezes é usado para revisão e manutenção de propriedade criativa. Ele também permite proteger alguns slides e outros não. Isso é útil se você quiser permitir que as pessoas a mudar alguns dos slides. Siga estes passos:

1. Escolha Arquivo> Salvar como. (Em 2007, o botão Office> Salvar como.)

2. Na caixa de diálogo Salvar como, clique na caixa Salvar como tipo drop-down e escolha a opção JPG ou PNG. Você pode alterar o nome do arquivo se você quer ou manter o nome padrão.

3. Clique em Salvar.

4. Na caixa de diálogo perguntando se você deseja exportar todos os slides ou o slide atual, clique em Todos os slides.

5. Clique em OK na caixa de diálogo que diz que foram os arquivos de imagem foram salvos. PowerPoint cria uma subpasta para eles.

6. Criar uma nova apresentação. Agora você precisa inserir as imagens, e não há um atalho, o recurso de álbum de fotos. Escolha Inserir> Imagem> Novo álbum de fotografias. (Em 2007, escolha Inserir> guia Ilustrações grupo> Photo Album seta drop-down> Novo álbum de fotografias.)

7. Na caixa de diálogo Álbum de Fotos, clique no botão Arquivo / disco. Escolha as imagens que você criou anteriormente e clique em Abrir. (Você pode pressionar a tecla Shift e clique no primeiro, em seguida, a última imagem que você salvou anteriormente para selecionar todos eles.)

8. Você vai voltar para a caixa de diálogo Álbum de fotografias. Na seção Layout do álbum, escolha o layout de imagem que você deseja. Normalmente, você vai escolher para Ajustar slides ou uma imagem. Clique em Criar.

9. PowerPoint insere uma imagem em cada slide e cria um slide de título, o que você pode excluir. Salve a apresentação.

B. Converter em PDF

Outro método comumente usado é converter a apresentação para o formato PDF. Você perde toda a animação, mas as pessoas não podem alterar qualquer um dos slides, ou mesmo excluir qualquer. Algumas opções:

* Adobe Acrobat
* Um criador de PDF gratuito (como PDF995 ou PrimoPDF)
* Prep4PDF
* Um add-in a partir de Microsoft (para o PowerPoint 2007 apenas). Se você usar o add-nos, então você pode escolher o botão Office> Salvar como> PDF ou XPS

C. Converter para SWF, AVI ou outro formato de filme

Convertendo para SWF cria um arquivo de filme SWF de sua apresentação. Este método salva a sua animação, embora a precisão depende da ferramenta que você usa. Você pode usar esse método para deixar sua apresentação em seu site ou no YouTube, especialmente se você incluir narração. SWF é uma excelente escolha para projetos de marketing de muitos. Algumas opções:

iSpring Free, a melhor ferramenta gratuita que eu saiba, converte para SWF

Captura de vídeo, incluindo Camtasia da TechSmith, SnagIt (no modo de captura de vídeo), e Jing (que é livre para apresentações de menos de 5 minutos). Estas ferramentas converter para AVI, SWF, ou outros formatos. Há uma opção de fonte aberta livre, CamStudio.

D. Senha proteger para edição

PowerPoint 2007 permite que você adicione uma senha que permite que as pessoas a se abrir, mas não editar, uma apresentação. Se você tiver de 2007, esta é uma ótima maneira de permitir que algumas pessoas para editar o arquivo, mas outros não. Mas note a "gottcha" ea solução alternativa no final desta seção.

Clique no botão Office> Salvar como. Nos Salvar como caixa de diálogo, selecione Ferramentas> Opções Gerais.

Na caixa de diálogo Opções gerais, digite uma senha na caixa Senha para modificar o texto. Certifique-se de escrever isso! Clique em OK. Você vai precisar digitar novamente a senha. Então vá em frente e salve o arquivo.

Quando você ou outras re-abrir este arquivo, uma caixa de diálogo pedindo a senha.

O problema com este método é que, se as pessoas abrem o arquivo PowerPoint 2007, em 2003 (que pode ser feito com um download gratuito da Microsoft), o arquivo não é mais protegido. No entanto, curiosamente, se você salvar o arquivo em 2007 97-2003 formato (no Salvar como caixa de diálogo), você não pode editar o arquivo, mesmo em 2003. Esta solução pode ser apenas o que você precisa. É claro, alguns recursos de 2007 não funcionam, em 2003, o que pode ser um problema se você quiser dar a algumas pessoas o direito de editar o arquivo.

PowerPoint 2007 permite que você adicione uma assinatura digital a um arquivo. A assinatura digital não impede mudanças, mas permite que você saiba se alguém mudou o arquivo, porque o processo de alterar o arquivo invalida a assinatura digital. Você precisa adquirir um serviço de assinatura digital. Comece escolhendo botão Office> Preparar> Adicionar uma assinatura digital. Quando você tem um serviço como esse, um item novo, Ver Assinaturas Digitais aparece no menu Preparar.

E. Marcar como Final

Se você tem 2007 e não necessita seguramente impedir alterações, mas só quero que as pessoas saibam que a apresentação não deve ser alterado, você pode usar a marca como característica Final. Escolha o botão Office> Preparar> Marcar como Final. Isso desliga tudo, digitação, edição e comandos proffing. No entanto, alguém pode ir de volta para o mesmo item de menu e desativar a configuração, portanto, use este recurso quando a segurança absoluta não é necessário....